10 Trik Rapat Efektif Para Eksekutif Dunia

Berdasarkan sebuah laporan tahun 2013, di Amerika setiap hari ada sekitar 11 juta rapat dan menelan biaya perusahaan US$ 37 miliar per tahun. Sayangnya sepertiga rapat tersebut tidak efektif.

Ketika rapat menjadi sangat salah, biasanya karena agenda yang ceroboh, aturan dasar yang tidak diartikulasikan, dan memiliki terlalu banyak peserta, di antara kesalahan struktural dasar lainnya.

Beberapa eksekutif paling efektif dalam sejarah – dari raja GM Alfred Sloan hingga Apple Steve Jobs dan COO Facebook Sheryl Sandberg – memiliki strategi jitu membuat rapat benar-benar berguna dan efektif.

Berikut adalah tip dan trik yang mereka gunakan untuk membuat rapat lebih produktif sebagaimana ditulis Business Insider.

CEO GM Legendaris Alfred Sloan

Alfred Sloan menjalankan General Motor (GM) dari tahun 1920-an hingga 50-an. Selama waktu itu ia memimpin GM untuk menjadi perusahaan terbesar di dunia. Di tahun 50-an, GM memegang 46% pasar mobil Amerika dan mempekerjakan lebih dari 600.000 orang Amerika.Sloan juga disebut menciptakan struktur perusahaan modern.

Menurut guru kepemimpinan Peter Drucker, memo tindak lanjut adalah salah satu alat bantu Sloan. Setelah pertemuan formal apa pun – di mana ia mengumumkan tujuannya, mendengarkan apa yang orang katakan, dan kemudian pergi – Sloan akan mengirim memo tindak lanjut dengan rencana aksi.

“[Sloan] segera menulis memo singkat yang ditujukan kepada salah satu peserta rapat. Dalam catatan itu, ia merangkum diskusi dan kesimpulannya dan menjabarkan setiap tugas kerja yang diputuskan dalam pertemuan [termasuk keputusan untuk mengadakan pertemuan lain tentang masalah tersebut atau untuk mempelajari masalah]. Dia menentukan batas waktu dan eksekutif yang harus bertanggung jawab atas penugasan tersebut. Dia mengirim salinan memo itu kepada semua orang yang hadir di rapat,” kata Drucker.

Menurutnya, memo-memo ini menjadikan Sloan  eksekutif yang luar biasa efektif dan mungkin ini kunci untuk dominasi GM abad ke-20.

Mantan CEO Opswar, Andreessen Horowitz

Andreessen Horowitz adalah mantan CEO Opsware dan juga pendiri perusahaan yang dijual US$ 1,6 miliar ke HP pada tahun 2007. Dua tahun kemudian, ia mendirikan Andreessen Horowitz, salah atu perusahaan paling dicari dalam modal ventura.

Horowitz, yang menghabiskan banyak waktunya untuk membimbing para pemimpin muda, mengatakan bahwa pekerjaan paling penting bagi seorang CEO adalah merancang cara komunikasi orang-orang di sebuah perusahaan.

Pertemuan satu lawan satu sangat penting untuk proses itu, katanya, karena ini adalah tempat terbaik untuk ide dan kritik mengalir dari karyawan ke manajemen.

Inilah pendapatnya tentang cara menjalankannya:

“Jika Anda suka agenda terstruktur, maka karyawan harus menetapkan agenda. Praktik yang baik adalah meminta karyawan mengirimkan agenda terlebih dahulu. Ini akan memberinya kesempatan untuk membatalkan pertemuan jika tidak ada yang mendesak. Itu juga menjelaskan berapa lama dibutuhkan untuk rapat. Selama rapat, karena ini adalah rapat karyawan, manajer harus melakukan 10% dari pembicaraan dan 90%  mendengarkan. Perhatikan bahwa ini berkebalikan dengan kebanyakan pertemuan satu lawan satu.”

CEO Tesla, Elon Musk

Elon Musk CEO SpaceX  serta salah satu pendiri dan CEO Tesla memiliki standar yang sangat tinggi. Dia memiliki reputasi memecat orang jika mereka melewati tenggat waktu. Jadi jika Anda bertemu dengannya di Tesla atau SpaceX, Anda harus siap.

Dalam email perusahaan bulan April 2018 yang diperoleh oleh Jalopnik, Musk mengatakan tentang rapat:

Tolong [keluar] dari semua rapat besar, kecuali jika Anda yakin mereka memberikan nilai kepada seluruh audiens, dalam hal ini biarkan mereka sangat singkat.

Juga singkirkan pertemuan yang sering, kecuali jika Anda berurusan dengan masalah yang sangat mendesak. Frekuensi pertemuan harus turun dengan cepat setelah masalah mendesak diselesaikan.

Keluarlah dari rapat atau turunkan suara segera setelah jelas Anda tidak menambah nilai. Tidak sopan untuk pergi, tidak sopan untuk membuat seseorang tetap tinggal dan membuang waktu mereka.

Apa lagi yang Anda harapkan dari CEO paling jagoan di Amerika?

COO Facebook Sheryl Sandberg

Sandberg membawa buku catatan terikat spiral ke setiap pertemuan. Di notebook itu ada daftar poin diskusi dan item tindakan.

“Dia mencoretnya satu per satu, dan setelah setiap item pada halaman diperiksa, dia merobek halaman itu dan pindah ke yang berikutnya,” lapor Fortune. “Jika setiap item dilakukan 10 menit dalam rapat selama satu jam, rapat akan berakhir.”

Pendiri Apple, Steve Jobs

Jobs mendorong Apple untuk menjadi salah satu perusahaan paling bernilai di dunia, menciptakan produk ramah konsumen dengan desain yang ramping.

Dia menjalankan pertemuan dengan seminimalis mungkin. Dia membenci ketika mereka terlalu besar, karena terlalu banyak pikiran dalam ruangan menghalangi kesederhanaan.

Dalam satu kisah, Jobs berada dalam pertemuan mingguan dengan agen iklan Apple dan memata-matai seseorang yang tidak secara teratur hadir. Dia bertanya siapa dia, mendengarkan jawabannya, dan dengan sopan menyuruhnya keluar: “Saya kira kami tidak membutuhkan Anda dalam pertemuan ini,” katanya. “Terima kasih.”

Jobs membawa standar yang sama dengan dirinya: Ketika Presiden Amerika Barack Obama memintanya menghadiri pertemuan para pecinta teknologi, ia menolak karena daftar tamu terlalu panjang.

Mantan CEO Yahoo Marissa Mayer

Setiap manajer produk atau desainer yang rapat dengan mantan eksekutif Yahoo ini akan dihujani pertanyaan terkait strategi mereka seperti:

Bagaimana itu diteliti?

Apa metodologi penelitiannya?

Bagaimana Anda mendukungnya?

Pertanyaan-pertanyaan ini hanyalah salah satu aspek dari banyak strategi yang digunakan Mayer untuk mengguncang Yahoo.

Larry Page, salah satu pendiri dan mantan CEO Google

Larry Page menjadi CEO Google pada tahun 2011, sampai Sundar Pichai mengambil alih peran pada tahun 2015.

Dia segera mengirim email ke seluruh perusahaan. Subjek: bagaimana menjalankan rapat secara efektif. Salah satu tipsnya adalah menunjuk pembuat keputusan untuk setiap pertemuan. Tetapi yang lebih penting, Page menyatakan bahwa Anda mungkin tidak perlu bertemu sama sekali.

“Tidak ada keputusan yang harus menunggu pertemuan,” email itu berbunyi. “Jika rapat benar-benar harus terjadi sebelum keputusan harus dibuat, maka rapat harus dijadwalkan segera.”

CEO Nike, Mark Parker

Nike Parker tidak hanya mengelola kerajaan pakain olahraga Nike yang bernilai US$ 24 miliar per tahun, ia membawa desain sendiri. Parker berjalan ke pertemuan dengan notebook Moleskine di bawah lengannya – penuh dengan sketsa produk baru.

Pada tahun 2009, pengendara sepeda Lance Armstrong berada dalam pertemuan bisnis dengan Parker, yang menghabiskan seluruh waktunya untuk mencoret-coret di buku catatannya. Di akhir pertemuan, Armstrong meminta untuk melihat apa yang ia gambar.

“Dia membalik buku catatan dan menunjukkan sepatu sempurna ini kepada saya,” kenang Armstrong.

Coretan-coretan membantu memperjelas proses brainstorming, kata Parker, sesuatu yang selalu seimbang antara apa yang diinginkan desain dan apa yang dibutuhkan bisnis.

“Saya banyak berpikir tentang keseimbangan,” kata Parker. “Sebagian besar dari kita tidak seimbang, dan tidak apa-apa, tetapi Anda perlu mengawasi keseimbangan keseluruhan untuk menjadi sukses.”

CEO Yelp Jeremy Stoppelman

Stoppelman mengadakan pertemuan empat mata dengan masing-masing laporan langsungnya setiap minggu.

“Kadang-kadang saya merasa seperti psikiater perusahaan,” ia berbagi di Reddit AMA, “Tetapi saya merasa seperti mendengarkan orang dan mendengar tentang masalah mereka (pribadi dan profesional) membersihkan sarang laba-laba dan membuat organisasi tetap bersenandung.”

CEO Amazon Jeff Bezos

Jika Anda bekerja di Amazon, Anda sebaiknya merasa nyaman dengan konflik. Jeff Bezos terkenal karena membenci “kohesi sosial,” yang cenderung dimiliki orang untuk menemukan konsensus tanpa alasan lain selain rasanya enak.

Ketidaksukaan terhadap persetujuan tersebut diperkuat oleh prinsip-prinsip kepemimpinan Amazon, yang salah satunya berbunyi:

Para pemimpin berkewajiban untuk dengan penuh tantangan menantang keputusan ketika mereka tidak setuju, bahkan ketika melakukannya tidak nyaman atau melelahkan. Pemimpin memiliki keyakinan dan ulet. Mereka tidak berkompromi demi kohesi sosial. Setelah keputusan ditentukan, mereka berkomitmen sepenuhnya.